Utredningen utvärderar den roll som datasystemet för den byggda miljön spelar vid bevarandet av dokument – möjligheten att arkivera i framtiden måste säkerställas i genomförandet

Nyhet 24-05-2022 kl. 12.22

I utredningsarbetet som utförts under våren har den roll som datasystemet för den byggda miljön spelar vid arkivering, det vill säga permanent lagring av dokument, bedömts. Utredningen rekommenderar att datasystemet inte ska fungera som ett arkiv för kommunerna i det första skedet. Vid genomförandet måste man emellertid säkerställa att systemet har förutsättningar för att möjliggöra arkivering i framtiden.

Informationen om planläggning och byggande skapas i kommunernas och landskapsförbundens grundläggande arbete. I fortsättningen kommer organisationerna att publicera denna information i datasystemet för den byggda miljön. Enligt informationshanteringslagen ska materialet förvaras i informationssystemet så länge som det används. När den avsedda användningen upphör måste materialet antingen förstöras eller lagras permanent.

”Representanter för olika kommuner har kontaktat oss och frågat om det framtida informationssystemet skulle påverka arkiveringsskyldigheterna. Vi ville utreda saken grundligt”, säger Tuija Pakkanen från miljöministeriet som deltog i arbetet.

Utredningen genomfördes av Ramboll Finland Oy, Gravicon Oy, Ubigu Oy och Gofore Oyj på uppdrag av Finlands miljöcentral.

I utredningen jämfördes olika alternativ

I utredningen skapades en förteckning över sådana tekniska och driftsmässiga krav som, om de uppfylldes, skulle göra det möjligt för datasystemet för den byggda miljön att även fungera som arkiv. Genom olika alternativ jämfördes arkiveringsuppgiftens omfattning och de olika alternativens fördelar för kommunerna.

I synnerhet undersöktes under vilka förutsättningar datasystemet för den byggda miljön skulle kunna fungera som ett elektroniskt arkiv för material om planläggning och byggnadsövervakning för kommunerna. Dessutom utreddes om den nuvarande lagstiftningen var adekvat och vilken typ av tekniska krav arkiveringen skulle ställa på systemet.

De grundläggande funktionerna i datasystemet för den byggda miljön kommer att tas i bruk 2024, efter vilket utvecklingen kommer att fortsätta. Redan i det första skedet kommer man att säkerställa att materialet kan lagras och hanteras i systemet på ett integrerat sätt, vid behov även under en lång tidsperiod. Därmed uppfylls informationshanteringslagens krav.

Utredningen rekommenderar inte att den första implementeringen av datasystemet ska fungera som ett arkiv för kommunerna. Ett beslut har ännu inte fattats om vilken roll datasystemet för den byggda miljön ska spela som arkiv i senare skeden av implementeringen. När datasystemet byggs vill man emellertid säkerställa att systemet har förutsättningar som vid behov möjliggör arkivering i framtiden.

Bekanta dig närmare

För ytterligare frågor

Teemu Pekkanen, projektledare, Informationssystemets byggnadsdatalager
tfn 029 525 1211, fornamn.efternamn@syke.fi,Finlands miljöcentral SYKE

Seija Lonka, projektledare, Datasystemets informationsresurs för planläggning
tfn 029 525 1025, fornamn.efternamn@syke.fi, Finlands miljöcentral SYKE

Tuija Pakkanen, specialist
tfn 029 525 0155, fornamn.efternamn@gov.fi, miljöministeriet, avdelningen för den byggda miljön